如何在 Google Docs 文件中建立信封尺寸的範本或不同大小的紙張設定

Goolge 文件裡使用信封範本
Goolge 文件裡使用信封範本

不知道有多少朋友習慣使用 Google 雲端硬碟裡的 Google 文件,來編輯日常的文書工作?
特別是近兩年來,不得不說 Google Docs 在很多功能上都追上了桌面版的文書軟體,像是 Word 或是 Mac 裡的 Pages 了,穩定度以及方便性,事實上,如果沒有必要,幾乎都不會再點選 Pages 的圖示了。


唯獨一點,總是讓我覺得很頭痛,也是因為這個原因,所以一直還留著一套 Pages 在電腦裡面隨時待命。


這個苦惱就是,
大家有沒有發現,在 Google 文件裡面,開啟頁面設定,Google 預設的紙張大小的選項,就只有11種尺寸,也就是常用的 A4, A5, B4, B5 這些。


Google 文件:頁面設定裡預設的紙張大小選項
Google 文件:頁面設定裡預設的紙張大小選項

雖然這些紙張尺寸可以應付絕大部分的工作需求,可是如果要打一個信封的話,那就得要用一些很古怪刁鑽的版面調整方法,才能順利的列印出標準信封的尺寸。
而時不時的,總是會郵寄一些像是合約書、發票等的文件給客戶,為了打印信封,就得開啟 Word, Pages 等桌面版的軟體,總感覺很不甘願(畢竟就只是寫個信封而已呀)。


難道沒有一個什麼好方法,可以建立一些常用信封大小的紙張尺寸嗎?


Google 文件的各種信封尺寸範本


如果要循著常規,就是依據 Google Docs 標準的操作方式,是沒有辦法修改、新增不同的紙張大小的。
但幸好 Google 雲端硬碟不同的 Apps 裡,都有提供一個『指令碼編輯器』,讓我們可以透過簡單的程式碼,來讓 Google 文件自動產生不同紙張大小的文件,不用拘限於預設的那11種尺寸。


關於這段很厲害的小程式,我們先留到後面來分享。
畢竟聽到寫程式,或許對一些朋友們來說就會感覺很有門檻,所以我們先把幾個常用的信封尺寸範本,列在這裡,讓大家可以直接拿去使用。


使用的方法很簡單,下面的連結中,有標示不同的信封尺寸,大家只要直接點選連結,就會開啟 Google 文件的信封範本,然後在這個範本的標題旁邊,有一個圖示:新增至我的雲端硬碟,點選這個圖示,那麼這個範本就會複製到你自己的雲端硬碟了。
很方便吧?而且請放心服用,連結都是直接在 Google Drive 裡開分享的,安全性很好。



如何在 Google 文件中,建立不同尺寸的紙張大小


接下來就是來跟大家聊聊如何在 Google Docs 中,建立不同尺寸的紙張大小呢?
這個聰明的作法是來自 geekthis 這個網站,大家可以參考下面這個連結(Thanks to geekthis):

Google Drive Create Envelope Template


在這篇文章的前面有提到過,建立不同尺寸的紙張大小是利用指令碼編輯器來完成的,geekthis 這個網站有提供完整的指令碼,大家可以直接在他們網站上複製,這裡就不重複分享了。


至於如何使用這個指令碼呢?
方法也很簡單,跟著下面的步驟一步一步來就可以完成了:

  1. 複製原始的指令碼(程式碼)

  2. 進入 Google 文件,然後任意開啟一篇文章,或是新增一份新的Google文件

  3. 在 Google 文件的編輯介面中,點選上方功能表>工具>指令碼編輯器

  4. 進到指令碼編輯器的介面後,他自己會產生一個空白的程式碼,名字叫做『程式碼.gs』。

  5. 接著全選刪除掉原本編輯欄位裡面的空白 Code(就是 function myFunction(){} 這個),清掉以後,貼上剛剛複製的程式碼。

  6. 然後存檔

  7. 執行方式,就是先點取『執行函式』,選「Main」

  8. 第一次執行的時候,Google Docs 會要求安全權限確認,就讓他確認

  9. 接著就可以按下『執行』

  10. 執行完成後,回到 Google Drive 的頁面上,你就會看到這個程式替你建立的信封樣式了

如果要建立其他的尺寸,可以修改程式碼上方的尺寸表,這樣就不僅僅可以建立信封的範本,其他各種尺寸的紙張大小也都不是問題了 ^^
 
試試看吧!